Lieferant nicht im SAP angelegt: was Sie jetzt tun können

Kapitel 1

Warum die Bestellung hängt

In SAP braucht jede Bestellung einen Kreditor. In den meisten anderen ERP-Systemen auch. Das gilt für die Freitextbestellung genauso, also wenn kein Katalogartikel hinterlegt ist. Steht der Shop nicht im Kreditorenstamm, kann der Einkauf keine Bestellung an ihn schicken. Der Betrag ändert daran nichts, ob das Teil 40 Euro kostet oder 4.000.

Einen neuen Lieferanten anzulegen dauert in vielen Firmen Wochen. Erst Prüfung und Freigabe, dann die Stammdaten, oft noch eine Selbstauskunft. Für ein einzelnes Teil ist das viel Aufwand. Bis der Kreditor im System steht, brauchen Sie das Teil oft nicht mehr, oder die Anlage steht schon länger still.

1 · Online-Shop

Relais 24 V

18,90 €

ZahlungKreditkarte

2 · Bestellanforderung

BestellartFreitext

Menge2 Stück

Wert37,80 €

3 · Bestellung im ERP

Kreditornicht vorhanden

Ohne angelegten Lieferanten kann der Einkauf keine Bestellung auslösen.

Beispiel. Das Relais ist in zwei Minuten gefunden und kostet wenig. Die Bestellung scheitert am fehlenden Kreditor. Die Beträge sind Beispielwerte.

Kapitel 2

Die üblichen Auswege im Vergleich

Die Umwege kennen Sie wahrscheinlich schon. Jeder deckt den Einzelfall. Sie unterscheiden sich darin, wie lange es dauert und ob danach ein Beleg im System liegt.

Auswege, wenn der Shop nicht als Lieferant angelegt ist
Weg	Wie lange	Was dabei passiert
Neuen Lieferanten anlegen lassen	oft Wochen	Für einen einmaligen Kauf zu viel Aufwand. Der Kreditor bleibt danach meist ungenutzt im Stamm.
Einmal- oder CPD-Kreditor	Tage	Viele SAP-Systeme haben ein Sammelkonto für Einmallieferanten. Ob Sie es nutzen dürfen, entscheidet der Einkauf. Häufig ist das Konto gesperrt oder nur für Ausnahmen frei.
Bei einem gelisteten Lieferanten anfragen	Tage	Das geht, wenn der Lieferant das Teil führt oder es besorgt. Der Preis ist dann meist seiner, nicht der aus dem Shop.
Firmenkreditkarte	sofort	Geht schnell, wenn Sie eine Karte haben. Beleg, Kostenstelle und Abrechnung erledigen Sie danach selbst, außerhalb der normalen Bestellung.
Privat auslegen oder über Kollegen	sofort	Im System liegt kein Beleg, und eine Freigabe gibt es auch nicht. Die Gewährleistung läuft nicht über die Firma. Das ist der Fall, den der Einkauf am wenigsten sehen will.
Über einen Beschaffungsdienstleister als Kreditor	Angebot sofort	Sie legen den Dienstleister einmal an. Danach bestellt er bei den Shops. Der Einkauf hängt das Angebot an eine Freitextbestellung, mit Beleg und Freigabe wie bei anderen Lieferanten.

Wie lange es dauert, hängt von Ihrer Firma ab. Die Farbe zeigt die übliche Dauer. Ob danach ein Beleg im System liegt, steht in der rechten Spalte.

Kreditkarte und private Auslage gehen an der Bestellung vorbei. Das Teil kommt an, im System fehlen aber Bestellung, Freigabe und Beleg. Der Einkauf lehnt das ab, weil ohne Beleg keine Prüfung möglich ist.

Kapitel 3

Was eine Bestellung intern kostet

Ein ordnungsgemäßer Bestellvorgang kostet intern auch Geld. Der BME-Benchmark 2025 nennt 121,75 Euro je Vorgang. HTWK Leipzig und Mercateo kommen auf 115,28 Euro, wenn der Prozess einheitlich, aber manuell läuft, und auf 67,94 Euro, wenn er durchgängig digital ist. Kommt die Anlage eines neuen Händlers dazu, liegt der Aufwand darüber.

Kosten je Bestellung im Vergleich, in Euro

Durchschnitt je BestellvorgangBME-Benchmark 2025
121,75 €
Einheitlicher, aber manueller ProzessHTWK Leipzig und Mercateo
115,28 €
Durchgängig digitaler ProzessHTWK Leipzig und Mercateo
67,94 €
node-link-Servicegebühr10 % bei 400 € Warenwert
40,00 €

Dieselben Durchschnittswerte stehen auf der Preisseite. Was ein Vorgang bei Ihnen kostet, hängt von Ihrer eigenen Organisation ab. Die Servicegebühr kommt zum internen Aufwand dazu. Einen neuen Lieferanten müssen Sie dafür nicht anlegen.

Kapitel 4

Ein Kreditor für alle Shops

Ihre Firma legt einmal einen Lieferanten an, die QR Solutions GmbH in Hannover. Danach bestellt node-link in den Shops, die Sie brauchen. Den Shop selbst legen Sie im ERP nicht an.

Sie suchen das Teil wie bisher und machen daraus selbst ein PDF-Angebot. Das geht im Browser ohne Registrierung und dauert etwa 60 Sekunden. Der Einkauf hängt das PDF an eine Freitextbestellung und bestellt wie bei jedem anderen Lieferanten.

1
Teil online finden
In einem beliebigen Online-Shop mit Artikelpreis.
Sie
2
Link eintragen
Produkt-URL, Menge und Preis im vQuote-Formular oder per Browsererweiterung vBasket.
Sie
3
PDF-Angebot laden
Sofort, mit Gesamtpreis und Umsatzsteuer, fünf Tage gültig.
Sie
4
Freitextbestellung
Der Einkauf hängt das PDF an und schickt die PO an node-link.
Einkauf
5
node-link bestellt
Binnen 24 Stunden nach der PO beim Händler. Die Lieferzeit richtet sich nach dem Händler.
node-link

Vom gefundenen Teil bis zur Bestellung beim Händler. Preis und Verfügbarkeit bestätigt node-link innerhalb von 24 Stunden, nachdem die PO da ist.

Im Kreditorenstamm sieht man den Unterschied. Wer regelmäßig bei mehreren kleinen Shops kauft, hat sonst für jeden Shop einen eigenen Eintrag, eigene Rechnungen und eigene Zahlungsläufe. Manche Shops verkaufen nicht auf Rechnung, sondern nur gegen Kreditkarte oder Vorkasse.

Kreditorenstamm heute6 Einträge

Conrad70011

Reichelt70012

Automation2470013

RS Components70014

Hoffmann Group70015

Würth70016

Amazonnur Kreditkarte

Herstellershopnur Vorkasse

Mit node-link1 Eintrag

QR Solutions GmbH · node-link70001

1: Kreditor statt sechs
1: Sammelrechnung je Zeitraum
8: Shops bestellbar, auch ohne Rechnungskauf

Acht Beispiel-Shops. Zwei davon verkaufen nicht auf Rechnung. Ohne Kreditkarte oder Vorkasse können Sie dort heute nicht bestellen. Über node-link läuft auch das auf Rechnung, weil node-link die Bezugsquelle vorab bezahlt.

Was es kostet

Das PDF-Angebot kostet nichts. Die 10 Prozent Servicegebühr fallen erst an, wenn Sie bestellen, und zwar auf den Artikel und auf den Versand, den der Shop wirklich berechnet. Grundgebühr und Lizenz fallen nicht an, und es gibt keine Mindestmenge. Im Angebot steht ein Höchstwert. Darin sind 5 Prozent Puffer und 7,99 Euro Versandpauschale, falls der Shop teurer wird oder die Versandkosten auf der Seite fehlen. Beides berechnet node-link nicht. Auf der Rechnung stehen der tatsächliche Preis und die Gebühr. Die erste Bestellung ist bis 500 Euro Warenwert gebührenfrei, bis zum 31.12.2026.

Kapitel 5

So überzeugen Sie den Einkauf

Wenn Sie in der Technik oder in einem Projekt sitzen, können Sie node-link nicht selbst als Lieferanten anlegen. Das macht der Einkauf. Die Fragen, die dabei fast immer kommen, stehen unten mit der kurzen Antwort.

Wer ist der Vertragspartner?
Die QR Solutions GmbH in Hannover, mit deutscher USt-IdNr. Sie stellt Angebot und Rechnung.
Was braucht die Kreditoranlage?
Stammdatenblatt, Musterangebot, AGB und Code of Conduct liegen als Kreditorenpaket bereit.
Passt das zu unserem ERP?
Der Einkauf hängt das PDF an die Freitextbestellung, zum Beispiel in SAP Ariba, SAP MM, Coupa oder Onventis. Eine Schnittstelle brauchen Sie dafür nicht.
Wie sieht die Rechnung aus?
Eine Sammelrechnung nach § 14 UStG, GoBD-konform archiviert. Jede Position nennt PO und Produkt-URL.
Wo liegen unsere Daten?
Im Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Einen AVV nach Art. 28 DSGVO gibt es auf Anfrage.
Und die Lieferkette?
Auf jeder Position steht die ursprüngliche Bezugsquelle. Die LkSG-Prüfung kann je Position nachsehen, woher das Teil kam.

Die Unterlagen für die Kreditoranlage liegen im Kreditorenpaket.

Nehmen Sie das Teil, das Sie gerade brauchen, erzeugen Sie das PDF und hängen Sie es an eine kurze Mail.

Mustermail an den Einkauf

Betreff: Einmalbedarf über node-link, Angebot anbei

Hallo [Name],

für [Projekt oder Anlage] brauche ich [Teil, Menge]. Gefunden habe ich es bei [Shop], für rund [Betrag] Euro. Der Shop ist bei uns nicht als Lieferant angelegt. Für diesen einen Kauf lohnt eine Neuanlage kaum.

node-link ist ein Service der QR Solutions GmbH in Hannover. Wenn wir die QR Solutions einmal als Kreditor anlegen, bestellt node-link danach in den Shops, die wir brauchen. Wir bestellen per Freitext, die Rechnung kommt gesammelt. Auf dem Beleg stehen 10 Prozent Servicegebühr. Die erste Bestellung bis 500 Euro ist gebührenfrei.

Das PDF für dieses Teil hängt an. Stammdatenblatt, AGB und Code of Conduct liegen unter node-link.de/kreditorenpaket.

Können Sie sich das ansehen? Wenn es passt, würde ich weitere Einzelteile genauso anfordern.

Viele Grüße
[Ihr Name]

Der Einkauf sagt selten sofort zu, weil auch dieser Kreditor geprüft wird. Die Prüfung passiert einmal. Danach läuft weiterer Einmalbedarf über denselben Lieferanten.

Fragen

Häufige Fragen

Muss der Online-Shop bei uns als Lieferant angelegt sein?

Nein. Ihre Firma bestellt bei der QR Solutions GmbH. Der Shop muss für diesen Vorgang nicht in Ihrem ERP stehen.

Brauche ich dafür eine Software oder ein Konto?

Nein. Den Angebots-Generator öffnen Sie im Browser. Installation und Registrierung brauchen Sie nicht. Die Erweiterung vBasket ist freiwillig. Sie spart Zeit, wenn Sie oft Teile direkt aus Shops übernehmen.

Was ist, wenn das Teil in keinem Online-Shop einen Preis hat?

Dann geht die Beschaffung auf Anfrage. Sie schicken einen Link oder eine Beschreibung, node-link fragt beim Händler nach. Das Angebot kommt in der Regel am nächsten Werktag. Die Gebühr beträgt 10 Prozent, mindestens 25 Euro netto je Anfrage.

Wie schnell kommt das Teil?

Das PDF ist sofort da. Nach der PO bestellt node-link innerhalb von 24 Stunden beim Händler und bestätigt in derselben Frist Preis und Verfügbarkeit. Wie lange der Versand dauert, bestimmt der Händler.

Wer kümmert sich um Reklamation und Gewährleistung?

Bei Reklamation und Gewährleistung ist node-link Ihr Ansprechpartner. Den Shop müssen Sie nicht selbst anschreiben.

Nehmen Sie das nächste Teil, das Sie nicht bestellen können

Produktlink eintragen, PDF laden, an den Einkauf schicken. Das dauert etwa eine Minute.

PDF-Angebot erstellen

Ohne Registrierung. Das Angebot ist kostenlos.

Quellen der Prozesskosten: BME-Benchmark 2025, HTWK Leipzig und Mercateo. Geprüft von der Fachredaktion Einkauf, QR Solutions GmbH.