CpD-Kreditor: Sammelkonto für wechselnde Geschäftspartner

Auf einem CpD-Konto werden Vorgänge mit unterschiedlichen Lieferanten gebucht, ohne für jeden einen vollständigen dauerhaften Stammsatz anzulegen. Name, Anschrift, Bankverbindung und weitere erforderliche Angaben werden je nach Prozess im Beleg oder in ergänzenden Einzelfalldaten erfasst.

Das kann bei seltenen Geschäftspartnern Stammdaten reduzieren. Es macht aus mehreren Lieferanten jedoch nicht einen Vertragspartner. Der tatsächliche Händler bleibt Leistungserbringer und Rechnungsaussteller; auch Rückfragen und Ansprüche beziehen sich auf ihn.

Das Sammelkonto spart einen dauerhaften Stammsatz, aber nicht die sachliche Prüfung. Der Geschäftspartner muss identifiziert, die Rechnung geprüft und die Zahlung korrekt adressiert werden. Damit ein Vorgang später verständlich bleibt, müssen seine Entstehung und Abwicklung aus den gespeicherten Angaben hervorgehen.

Die §§ 145 und 146 der Abgabenordnung formulieren allgemeine Anforderungen an Nachvollziehbarkeit sowie vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen. Wie ein Unternehmen diese Anforderungen beim CpD-Prozess umsetzt, ist eine Frage seiner konkreten Buchführung, Systeme und Kontrollen.

CpD kann für seltene, niedrig riskante und klar belegte Einzelfälle sinnvoll sein. Voraussetzung ist ein standardisierter Prozess, der die wechselnden Geschäftspartnerdaten vollständig erfasst und kontrolliert. Auch Wertgrenzen und zulässige Vorgangsarten sollten feststehen.

Für wiederkehrende Lieferanten, größere Volumina oder komplexe Vertragsbeziehungen ist ein eigener Stammsatz meist transparenter. Dasselbe gilt, wenn Einkaufsanalysen, Zahlungsbedingungen oder Lieferantenbewertungen dauerhaft auf Geschäftspartnerebene benötigt werden.

Beim CpD-Konto bündelt die Buchhaltung Stammdaten technisch. Das Unternehmen schließt den Kauf weiterhin mit dem jeweiligen Händler. Beim 1-Kreditor-Modell bestellt das Unternehmen dagegen bei einem zentralen Beschaffungspartner, der selbst bei der Bezugsquelle einkauft und eine eigene Rechnung stellt.

Vor einer CpD-Lösung sollten beide Funktionen festlegen, welche Vorgänge zulässig sind, wer Geschäftspartnerdaten erfasst und prüft und wie Belege aufbewahrt werden. Ebenso wichtig ist die Auswertung: Häufig wiederkehrende Lieferanten dürfen nicht dauerhaft im Sammelkonto verborgen bleiben.