Bedarf und Produkt eindeutig machen
Ein regelkonformer Vorgang beginnt mit einem konkreten Artikel, nicht mit einer groben Warengruppe. Menge, Variante, Lieferadresse und gewünschter Termin müssen so beschrieben sein, dass Einkauf und später die Rechnungsprüfung denselben Gegenstand erkennen.
- Produkt, Variante und Menge sind benannt
- Einsatzort oder Lieferadresse steht fest
- Fachliche Eignung ist vom Bedarfsträger bestätigt
- Rahmenvertrag oder Katalog wurde zuvor geprüft und verworfen
Bezugsquelle und Preis prüfen
Die Shop-URL, der angezeigte Preis und die Zahlungsbedingung der Quelle gehören in den Vorgang. Ohne diese Angaben bleibt später unklar, warum genau dieser Händler gewählt wurde. Eine Vorkasse- oder Kartenpflicht der Quelle ist kein Grund, den internen Freigabeweg zu umgehen.
- Produkt-URL und Shopname sind dokumentiert
- Nettopreis, Versand und erkennbare Zusatzkosten sind erfasst
- Die Quelle ist rechtmäßig und für den Artikel plausibel
- Vorkasse, Karte oder Gastkauf der Quelle sind benannt
Freigabe und Kontierung im vorhandenen Prozess halten
Die Ausnahme darf keinen Parallelprozess erzeugen. Kostenstelle, Sachkonto, Genehmigung und Bestellreferenz bleiben in ERP oder E-Procurement. Ein PDF-Angebot ist eine Grundlage, keine Freigabe.
- Kostenstelle und Warengruppe sind zugeordnet
- Die geltende Wertgrenze und Genehmigung sind eingeholt
- Die interne Bestellreferenz ist vergeben oder vorbereitet
- Das Angebot oder die Preisgrundlage ist der Anforderung beigelegt
Vertragspartner bewusst wählen
Entscheiden Sie vor der Bestellung, ob der Händler als eigener Kreditor angelegt, über CpD gebucht, per Karte bezahlt oder über einen zentralen Beschaffungspartner bestellt wird. Jeder Weg hat andere Stammdaten-, Haftungs- und Belegfolgen.
| Frage | Direkte Anlage | CpD oder Karte | Zentraler Kreditor |
|---|---|---|---|
| Beziehung | wird voraussichtlich wiederholt | reiner Einzelfall, geringes Risiko | konkretes Shopprodukt, keine Dauerbeziehung zum Händler |
| Rechnung | vom jeweiligen Händler | Händlerbeleg oder Kartenabrechnung | vom zentralen Vertragspartner |
| Passend wenn | Qualifikation oder Vertrag nötig ist | Buchung ohne neuen Stammsatz ausreicht | Freigabe bleiben und Shopzahlung ausgelagert werden soll |
Belege so ablegen, dass der Vorgang später lesbar bleibt
Für die Nachvollziehbarkeit zählen nicht nur Rechnung und PO. Produktbeschreibung, ursprüngliche URL, Angebotsdatum, Bestellreferenz und der tatsächliche Kreditor müssen zusammenfinden. Die GoBD verlangen lesbare, nachvollziehbare Aufzeichnungen; sie zertifizieren kein einzelnes Tool.
- Angebot oder Preisgrundlage mit Datum ist abgelegt
- PO oder gleichwertige Bestellung nennt den Vertragspartner
- Rechnung trägt die interne Bestellreferenz
- Bezugsquelle bleibt am Einzelvorgang erkennbar
Wann Sie die Checkliste nicht als Freigabe nutzen
Kritische, regulierte oder strategische Beschaffungen brauchen Qualifikation, Ausschreibung oder einen direkten Vertrag. Dasselbe gilt für unklare Spezifikationen und für Bedarfe, die sich monatlich wiederholen. Ein abgehakter Einmalbedarf ist dann der falsche Kanal.
Häufige Fragen
Ersetzt die Checkliste eine interne Richtlinie?
Nein. Sie verdichtet typische Prüfschritte. Verbindlich bleiben Ihre Einkaufs-, Compliance- und Buchhaltungsvorgaben.
Muss jeder Punkt schriftlich dokumentiert werden?
Mindestens so weit, dass ein späterer Prüfer Bedarf, Quelle, Freigabe, Vertragspartner und Betrag nachvollziehen kann. Die genaue Form legt das Unternehmen fest.
Offizielle Grundlagen
- § 145 AO – Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen
- Bundesfinanzministerium – zweite Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025
Zuletzt geprüft am 14. September 2026. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung der verlinkten Quelle.