Prozesskosten einer Bestellung realistisch berechnen

Beginnen Sie mit den tatsächlichen Arbeitsschritten vom Bedarf bis zum abgeschlossenen Beleg. Für jeden Schritt werden durchschnittliche aktive Bearbeitungszeit, beteiligte Rolle und interner Kostensatz erfasst. Wartezeit zählt für die Durchlaufzeit, aber nicht automatisch als Personalkosten.

Zur Arbeitszeit kommen direkt zurechenbare System- oder Transaktionskosten. Ausnahmefälle werden separat betrachtet, weil sie den Durchschnitt stark verzerren können. Das Ergebnis ist kein universeller Preis, sondern eine Entscheidungshilfe für den eigenen Prozess.

Die Messung endet nicht mit dem Versand der Bestellung. Gerade bei Einmalbedarf entstehen Kosten vorher in Suche und Lieferantenanlage und nachher in Rechnungsklärung oder Reklamation. Ein enger Ausschnitt würde Alternativen falsch vergleichen.

Angenommen, ein Unternehmen misst für eine Ausnahmebestellung 20 Minuten Bedarfsklärung, 35 Minuten Lieferantenprüfung und Anlage, 15 Minuten Freigabe- und Bestellarbeit sowie 20 Minuten Rechnungsbearbeitung. Diese Zeiten werden mit den jeweiligen internen Kostensätzen multipliziert. Kommt es bei einem Teil der Vorgänge zu Rückfragen, wird deren erwarteter Aufwand anteilig addiert.

Bewusst fehlen hier Eurobeträge. Ein belastbares Beispiel verwendet die Lohn-, Overhead- und Systemannahmen des eigenen Controllings. So bleibt sichtbar, welche Annahme das Ergebnis verändert.

Eine Servicegebühr darf nicht nur gegen null gesetzt werden. Die Vergleichsbasis ist der interne Prozess, der ohne Dienstleister tatsächlich anfällt. Umgekehrt darf ein externer Weg nicht als vollständig kostenfrei im Unternehmen gelten: Bedarf, Freigabe, Wareneingang und Rechnungsprüfung bleiben meist intern.

Beim node-link Modell beträgt die Servicegebühr zehn Prozent des Artikelpreises; Grundgebühr, Lizenz und Mindestabnahme fallen nach der aktuellen Darstellung nicht an. Für den Vergleich werden diese transparenten externen Kosten den intern vermiedenen und verbleibenden Prozesskosten gegenübergestellt.

Eine einmalige Prozessaufnahme veraltet. Ein kleines Set an Kennzahlen zeigt, ob Ausnahmen wachsen oder ein neuer Kanal wirkt. Dabei sollte Qualität neben Kosten stehen: Eine schnelle Bestellung mit vielen späteren Rechnungsfehlern ist nicht effizient.